Service de télésecrétariat : quels sont les critères pour sa mise en place ?

Un service de télésecrétariat est en mesure de garantir la bonne organisation des tâches associées au secrétariat des entreprises. Il s’agit d’une prestation de service menée par une agence spécialisée dans le domaine. Généralement, la grande majorité des entreprises recourent à cette solution d’externalisation pour gagner du temps et pour se concentrer davantage sur leur cœur de métier. Il est possible de confier à une structure de télésecrétariat la gestion des appels téléphoniques, l’organisation de l’agenda, la prise de rendez-vous… C’est un véritable pilier du développement des entreprises. Mais quels sont les critères à considérer pour mettre en place un service de télésecrétariat ?

Définir les besoins de l’entreprise

Avant même de procéder à la recherche du prestataire idéal, il est important d’analyser et de déterminer les besoins de la société. Le mieux serait de se poser les bonnes questions et ensuite de dresser une liste des tâches à déléguer. La société est-elle très sollicitée au quotidien ? Aurait-elle besoin d’une intervention régulière ou ponctuelle ? Aurait-elle besoin d’externaliser une partie ou la totalité de son secrétariat ? Quel budget peut-elle allouer à l’externalisation ?

Les réponses à ses questions servent de critères par rapport au service de télésecrétariat à adopter. Vient ensuite le moment d’étudier les principales tâches à déléguer. En réalité, un prestataire spécialisé est en mesure d’assurer pratiquement toutes les missions liées au secrétariat. C’est pourquoi il faudra dresser une liste de ces dernières pour avoir un aperçu de l’ampleur du projet. Parmi les tâches à confier, on distingue :

• L’accueil téléphonique
• La gestion de l’agenda
• La gestion des courriers
• La saisie de données
• La prise de rendez-vous
• La rédaction de factures ou de devis
• La retranscription
• La prise de message
• Les rappels et confirmations de rendez-vous ou de réunion
• Etc.

Ce sera après cette étape qu’une entreprise pourra approfondir ses recherches du prestataire idéal.

Choisir le prestataire en fonction de sa qualité de service

Bien évidemment, il faut réaliser des recherches de prestataires sur le marché pour retrouver celui qui saura répondre aux besoins de sa structure. Cela passe par des investigations en ligne. Sur la toile, on obtient souvent en quelques clics une longue liste de prestataires en télésecrétariat. Chaque candidat devra disposer d’un site internet mis à jour. Chacun doit y afficher toutes les informations légales, les coordonnées de la société, le siège ou encore le numéro de téléphone.

Comme il est difficile de les juger par l’apparence de leur site internet, le mieux serait d’en contacter directement quelques-uns pour avoir les meilleures réponses. C’est une façon de connaître leurs performances et leur mode de fonctionnement. Un bon prestataire saura expliquer en détail ses prestations, son organisation en général, ses équipes de télésecrétaires, ses garanties et ses inconvénients. Il devra répondre clairement à toutes les questions posées sur ses prestations. Ce premier contact permet de juger de sa fiabilité.

Vérifier les tarifs des prestations

En plus de ces éléments, il est aussi crucial d’analyser les prix des prestations de l’agence de télésecrétariat. Le mieux serait de demander plusieurs devis de différentes sociétés pour avoir un aperçu des tarifs appliqués en fonction des besoins de l’entreprise cliente. Là encore, le devis doit être clair et bien détaillé.

De toute évidence, les offres varient d’une structure à l’autre. Cependant, il existe toujours les tendances qui permettent d’avoir un aperçu sur les tarifs moyens. Il faut, par ailleurs, éviter les prix trop alléchants. Certains prestataires n’hésitent pas non plus à appliquer des prix exorbitants pour des prestations décevantes ou qui ne répondent pas aux besoins de sa structure. C’est pourquoi il faut être bien vigilant quant à ce point pour collaborer avec le meilleur service de télésecrétariat.