Assistante virtuelle : découvrez le fonctionnement de ce service

Avez-vous déjà pensé à recruter une secrétaire indépendante pour organiser votre agenda, prendre contact avec les clients, vous rappeler vos rendez-vous et établir des priorités dans la planification de vos activités ? Tout cela est possible grâce au service de secrétariat virtuel. Une secrétaire indépendante sait comment maintenir un esprit organisationnel dans les petites et les grandes entreprises. Il s’agit d’une alternative pratique et généralement plus économique que d’embaucher une secrétaire en interne.

Comment fonctionne la secrétaire virtuelle ?

Si vous entendez ce terme pour la première fois, vous pourriez être confus, et même un peu méfiant ! La secrétaire virtuelle n’est pas un robot super intelligent. En fait, il s’agit d’un concept déjà familier à tous ceux qui travaillent sur Internet. Cette fonction est assurée par un professionnel à distance, qui se charge d’effectuer les activités administratives au siège de l’entreprise et peut être rémunéré de la même manière que tout autre professionnel indépendant.

Les assistantes virtuelles qui choisissent de travailler en tant qu’autoentrepreneur ou travailleur indépendant, sans les tâches d’entretien et de direction d’une société à responsabilité limitée, optent généralement pour le statut de porté salarial auprès d’une société de portage. Cette structure est généralement plus efficace financièrement pour les contrats de courte durée, mais il y a quelques exceptions.

Une société de portage salarial réduit les tâches administratives, car en tant, qu’employeur, les déductions fiscales seront effectuées avant que votre secrétaire virtuelle ne soit payée et les factures remplaceront les feuilles de présence. La responsabilité financière est donc transférée à la société de portage durant toute la durée du contrat.

Pourquoi engager une secrétaire virtuelle ?

Nous savons que nous pouvons trouver plusieurs avantages à recruter une secrétaire indépendante. Le point principal est le coût du service effectué, qui est beaucoup moins cher qu’un secrétariat en interne, avec les exigences et les frais liés. Pour les petits et moyens entrepreneurs, qui n’ont pas les capitaux nécessaires pour investir dans l’embauche, les services d’une secrétaire en freelance deviennent une solution pratique.

La négociation peut toujours se faire de manière organisée par des contrats de services. Il est également possible d’émettre une facture pour une déclaration ultérieure dans les recettes. Ceux qui travaillent en tant qu’entrepreneurs, ont beaucoup de mal à gérer toutes les tâches seuls. Par conséquent, même le soutien à distance dans l’organisation d’activités plus communes est essentiel.

Le chef d’entreprise peut concentrer son attention sur les performances et les questions plus complexes tandis que la secrétaire s’occupe du support administratif, la planification des réunions, les appels, les courriers électroniques et toute autre activité nécessaire. Tout peut être convenu en fonction de la demande de travail et la distance physique est surmontée grâce à la technologie et que la communication reste pratique et efficace.

Où trouver une secrétaire freelance ?

Les secrétaires indépendantes qui fournissent ces services s’inscrivent généralement dans des plateformes de mission pour freelance, tels que 1001secrétaires.com entre autres. En effet, comme d’autres professionnels indépendants, les secrétaires virtuelles préfèrent travailler via des plateformes intermédiaires pour bénéficier d’une visibilité et présenter leurs bonnes références. Il ne devrait pas être difficile de trouver des prestataires de services pour répondre à vos demandes.

D’autres préfèrent utiliser des réseaux moins spécialisés tels que LinkedIn. Il s’agit d’un réseau de contacts professionnels d’une grande portée. Il est donc maintenant plus facile d’engager une secrétaire indépendante pour votre entreprise.

Lorsque vous décidez de recruter une secrétaire indépendante, il est important d’analyser les exigences fondamentales afin de trouver une personne qui puisse effectuer efficacement les missions proposées. Pour ce faire, il est nécessaire d’analyser le parcours scolaire, les comportements, les attitudes et de rechercher des références personnelles.